Pengertian PDCA Dan Langkah - Langkahnya

PDCA (Plan, Do, Check, Action) atau disebut juga Filosofi Deming, yang merupakan manajemen perbaikan mutu secara berkesinambungan yang menekankan pada keuntungan jangka pendek. Dr.Deming yang merupakan pelopor PDCA adalah murid dari Dr.Walter Shewhart. Mereka menghabiskan waktu untuk melakukan penelitian mengenai konsep-konsep dan prinsip-prinsip perbaikan mutu kedalam teori manajemen perbaikan mutu. Beliau juga mempelopori konsep SPC (Statistical Prosess Control), yang merupakan konsep dalam perbaikan kualitas berkesinambungan. Penjabaran dari siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) :
• Planning berarti memahami apa yang ingin dicapai, memahami bagaimana melakukan suatu pekerjaan, berfokus pada masalah, menemukan akarpermasalahan, menciptakan solusi yang kreatif serta merencanakanimplementasi yang terstruktur.
• Doing tidak semudah seperti yang dilihat. Didalamnya berisi pelatihan dan manajemen aktivitas. Biasanya masalah besar dan mudah sering berubah pada saat-saat terakhir. Bila terjadi kondisi seperti ini maka tidak dapat dilanjutkan lagi tetapi harus mulai dari awal kembali.
• Checking berarti pengecekan terhadap hasil dan membandingkan sesuai dengan yang diinginkan. Bila segala sesuatu menjadi buruk dan hasil baik tidak ditemukan, pada bagian ini keberanian, kejujuran, kecerdasan sangat dibutuhkan untuk mengendalikan proses. Kata kunci ketika hasil memburuk adalah ”kenapa”. Dengan dokumentasi proses yang baik maka kita dapat kembali pada titik yang mana keputusan yang salah dibuat. • Acting berarti Menindak lanjuti atas apa yang didapatkan selama tahap pengecekan. Arti lainnya adalah mencapai tujuan dan menstandarisasikan proses atau belajar dari pengalaman untuk memulai lagi pada kondisi yang tepat 

Langkah- langkah PDCA :

Langkah 1 ( PDCA )

A.  MENENTUKAN PERSOALAN/TEMA

Inventarisasi Masalah

Kumpulkan semua problem/masalah kelompok kerja. Semua anggota menyampaikannya dengan “Brainstorming” Contoh masalah : - Loss time

• Rejection
• Cost Down
• Delivery
• Kapasita
• Efisiensi dll.

Gunakan check list pertanyaan :

1…..  2. …… 3. ……. 4. ……5………s/d………..19…………20.

Daftar pertanyaan :

1. Apakah ada kesulitan/masalah yang dirasakan
2. Apakah ada program peningkatan PQCD
3. Apakah akan timbul permasalahan
4. Apakah ada masalah pada proses berikutnya akibat hasil kerja anda
5. Adakah rencana pencapaian target perusahaan.

B. Mengelompokkan Masalah

    

 

 

Mengevaluasi Masalah

Pertimbangkan terhadap faktor-faktor :

• Tingkat kesulitan penanggulangan
• Hubungan dengan target/rencana perusahaan
• Perkirakan waktu/biaya penyelesaian
• Perkirakan hasil yang diharapkan
• Tingkat pemahaman anggota akan masalah
• Tingkat kepentingan/kedaruratan (mendesak/tidak)

 

 

D. Menentukan Tema Circle

Berdasarkan dengan alasan pemilihan Tema seperti terlihat pada “Pareto Diagram” maka Tema Circle dapat ditentukan.Misalnya : MENANGGULANGI MASALAH KUALITAS, COST, DELIVERY, PRODUKTIVITAS, ENVIRONMENT.

E. Mencari/Menetapkan Judul

Berdasarkan dengan “Pareto Tema” setelah diuraikan, apabila tersedia data maka dapat ditentukan “JUDUL” setelah digambarkan dalam Pareto diagram, jika data tidak tersedia lakukan pengambilan data (periode tertentu) dan perhatikan proses kerja.Gunakan tools yang sesuai untuk menggambarkan permasalahan yang akan diatasi (misalnya Grafik, Histogram dll) dan buat alasan pemilihan Judul (PQCD).

Langkah 2 (PDCA)

 

MENENTUKAN SEBAB DARI PERSOALAN

Lakukan “BRAINSTORMING” untuk mengumpulkan penyebab dari Masalah yang dibahas dengan memperhatikan aliran proses kerja,4M+1E (Man, Methode, Material, Machine dan Environment) dan Pertanyaan Mengapa (WHY) sebanyak mungkin minimal 3 kali atau sampai keakar penyebab.Untuk memudahkan dalam pengisian diagram Tulang Ikan, gunakan check list terlebih dahulu, selanjutnya distratifikasi dan diuji.

  

 

Langkah 3 (PDCA)

 

MEMPELAJARI FAKTOR-FAKTOR APAKAH YANG PALING BERPENGARUH

 

Untuk mengetahui faktor penyebab yang paling berpengaruh dengan cara pembuktian lapangan yaitu melihat langsung keterkaitan antara penyebab dan akibat yang ada (fakta/nyata).Apabila tidak tersedia data sebagai dasar untuk menentukan penyebab dominan dari seluruh penyebab yanga ada, maka cukup digambar atau dipotret dan diberi penjelasan sebagai bentuk analisa, selanjutnya apabila akan digambarkan dalam Pareto dapat diberikan Score dengan memperhatikan proses sebagai dasar uraian dalam penetapan score.

Gunakan tools yang sesuai untuk mengetahui korelasi/hubungan antara penyebab dan akibat begitu pula untuk  mencari penyebab dominan. (Diagram pencar, Pareto dll).

Langkah 4 (PDCA)

 

MERENCANAKAN PENANGGULANGAN

Gunakan 5W2H dalam merencanakan penaggulangan

Langkah 5 (PDCA)

Yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan perbaikan adalah :

1. Menerapkan langkah-langkah perbaikan sesuai dengan rencana.
2. Uraikan secara jelas dari perbaikan yang dilakukan.
3. Sertakan dengan gambar untuk lebih memperjelas dari perbaikan yang dilakukan. 

  

 

 

Langkah 6 (PDCA)

MEMERIKSA/EVALUASI HASIL

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi ini adalah :

1. Set-Up terhadap Target.(Gunakan grafik balok atau Pareto untuk memperbanding-kan Sebelum, Target  dan Hasil).
2. Masalah dominan (Langkah 1) dan Penyebab dominan (langkah 3).Gunakan diagram Pareto untuk memperbandingkan sebelum dan sesudah perbaikan.
3. Check terhadap Performance/perkembangan sebelum, selama dan sesudah perbaikan dengan menggunakan Grafik garis.
4. Dampak terhadap PQCD, sebelum dan sesudah perbaikan.

 

Langkah 7 (PDCA)

STANDARDISASI

Keberhasilan yang telah dicapai berdasarkan Evaluasi hasil yang ada dilangkah 6, untuk mempertahankan hal tersebut perlu   dibuatkan Standard Proses (SOP) yang mengacu pada langkah 5(How) dan Standard Hasil (Langkah 6).Standard dibuat sejelas mungkin tanpa ada kata atau kalimat yg memberikan persepsi yang berbeda dan dilengkapi dengan gambar.

Langkah 8 (PDCA)

RENCANA BERIKUTNYA

Kegiatan QCC berikutnya merupakan upaya untuk menggulirkan PDCA yang lebih dikenal istilah KAIZEN (proses perbaikan secara BEKELANJUTAN).

Program QCC/Perbaikan berikutnya dasar pengambilan datanya dari langkah 1 dan yang lebih akurat lagi adalah langkah 6. Dan apabila dilangkah 6 masalah sudah tuntas selanjutnya dilakukan Brainstorming untuk masalah berikutnya. Gunakan tools yang sesuai untuk menyatakan permasalahan yang paling dominan/prioritas untuk ditanggulangi.