Cara Perusahaan Jepang Menjalankan 5S dan Mempertahankan Hasilnya

Simak bagaimana perusahaan Jepang menjalankan 5S di area kerja.

Seperti yang kita ketahui, Jepang adalah negara pionir dalam praktek-praktek manajemen dan improvement, dan 5S merupakan salah satu filosofi yang paling banyak digunakan dalam bisnis hingga abad ini. Salah satu perusahaan konglomerasi Jepang yang menguasai bisnis di dunia adalah Toyota Group.

Aspek yang sangat menentukan keberhasilan perusahaan Jepang dalam bisnis mungkin terletak pada konsistensi mereka dalam 5S. Orang Jepang dikenal sangat teratur dan efisien, dan 5S berperan besar dalam banyak hal. Sebagai teknik manajemen kantor dan organisasi, motivasi mereka ketika menerapkan 5S adalah mewujudkan visi membentuk organisasi yang sangat “Lean”, yang mampu memberikan hasil terbaik untuk stakeholder.
Kali ini, kita akan membahas mengenai bagaimana orang-orang Jepang menerapkan 5S di kantor-kantor mereka, dan mengapa mereka melakukannya.
SEIRI
(Arti: Organize/Organisir; konversi dalam Bahasa Inggris: Sort atau Sorting)
Lingkungan kantor di Jepang yang super-sibuk sangat rentan akan penumpukan dokumen, kertas-kertas, dan media kerja lainnya. Masalah serius yang dapat terjadi ketika dokumen menumpuk adalah banyaknya pekerjaan, pengajuan, atau approval yang tertunda. Lama-kelamaan, akan sulit untuk memisahkan antara dokumen yang membutuhkan aksi lebih lanjut, dan mana yang sudah tidak diperlukan dan harus dibuang. Tumpukan inilah yang akan menghalangi karyawan untuk bekerja secara efisien.
Prinsip dasar SEIRI adalah memastikan bahwa tumpukan semacam itu tidak terjadi. Sangat penting untuk memilah sejak awal, mana yang diperlukan untuk disimpan dan mana yang tidak. Perusahaan Jepang melakukan SEIRI dengan memberikan tanda (dapat berupa label warna, kotak wadah, dan sebagainya) yang akan memberi petunjuk, dokumen/barang apa yang harus disimpan dan mana yang harus dibuang.
SEITON
(Arti: Neatness/Kerapian; konversi dalam Bahasa Inggris: Set in Order atau Simplify)
Setelah semua dokumen dan benda disortir (mana yang disimpan dan mana yang dibuang), maka kini saatnya untuk bergerak ke tahap SEITON. Mengapa SEITON sangat penting? Disadari atau tidak, kita banyak membuang jam-jam produktif di kantor untuk mencari atau menjangkau berbagai barang yang berbeda yang diperlukan untuk pekerjaan. Untuk menghindarinya, perusahaan Jepang memastikan barang dan dokumen di kantor mereka harus ditata sedemikian rupa, berdasarkan kepentingan/frekuensi penggunaannya. Mereka meletakkan barang yang sering dipakai di tempat yang dekat dengan workstation sehingga mudah dijangkau, dan barang-barang yang jarang digunakan diletakkan di tempat penyimpanan yang lebih jauh.
Selain meletakkan barang berdasarkan frekuensi penggunaannya, perusahaan Jepang juga memastikan bahwa penyusunan barang serta dokumen tersebut harus dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah dikeluarkan/diambil; tidak perlu usaha ekstra untuk memindahkan/mengeluarkan barang lain yang tidak diperlukan lalu mengembalikannya lagi. Mereka benar-benar memastikan efisiensi waktu dan tenaga. Posisi ideal penyimpanan adalah tempat yang masih berada diantara mata dan pinggul manusia; tidak terlalu tinggi atau rendah.
SEISO
(Arti: Cleaning/Membersihkan; konversi dalam Bahasa Inggris: Shine atau Sweep)
Di Jepang, orang memiliki prinsip bahwa akan lebih sulit untuk mengembalikan sesuatu benda kepada kondisi prima setelah beberapa lama terabaikan, dibanding menjaga kondisi barang tersebut tetap prima. Menjaga setiap benda tetap berada dalam kondisi terbaik mereka akan memperpanjang waktu pakai dari barang-barang tersebut dan bahkan dapat mempermudah pekerjaan lainnya. Perusahaan Jepang melakukan SEISO; memastikan setiap benda berada dalam kondisi terbaiknya sedapat mungkin. Mereka melakukannya dengan menggabungkan rutinitas pembersihan dan perawatan (maintenance).
SEIKETSU
(Arti: Standardisasi; konversi Bahasa Inggris: Standardize)
Bagaimana anda bisa memastikan bahwa setiap benda dan dokumen di kantor telah ditandai dengan benar (ketika menjalankan SEIRI)? Bagaimana anda bisa memastikan setiap benda telah diletakkan di tempat yang tepat?
Perusahaan Jepang memiliki jawabannya: struktur. Tanpa adanya struktur, mungkin tidak banyak hasil yang telah didapat dari setiap inisiatif yang pernah dilakukan akan mampu bertahan. Mereka menyadari, tanpa adanya struktur dan proses, hasil positif yang telah didapat akan cepat terkikis, sementara banyak kebingungan yang terjadi, yang akan melempemkan inisiatif 5S. Karena itulah, mereka melakukan standardisasi dan dokumentasi proses yang akan memastikan berjalannya SEIRI, SEITON, dan SEISO secara konsisten dengan adanya SOP.
SHITSUKE
(Arti: Disiplin; konversi Bahasa Inggris: Sustain / Self-discipline)
Memulai inisiatif yang positif bisa jadi merupakan perkara mudah, namun mempertahankan konsistensi dan hasil dari inisiatif tersebut bisa jadi merupakan aspek yang paling sulit. Untuk meraih SHITSUKE, perusahaan Jepang mengintegrasikan aktifitas dan penataan 5S kepada proses bisnis untuk memantau kepatuhan setiap departemen dan sendi organisasi terhadap 5S.
Banyak perusahaan Jepang menggunakan strategi rewarding, yaitu memberikan penghargaan kepada orang-orang yang telah berperan dalam implementasi 5S sebagai aktifitas harian, disamping melakukan aktifitas dan pekerjaan mereka sendiri.  Organisasi harus mencari cara agar integrasi 5S menarik untuk memastikan keterlibatan seluruh stakeholder