Cara Untuk Temukan Akar Masalah Dengan Utilisasi 5-Whys

Root cause analysis merupakan salah satu tool problem solving yang powerful.

Root Cause Analysis atau RCA adalah salah satu tool yang digunakan dalam inisiatif Lean Six Sigma di organisasi. RCA adalah salah satu metode problem solving yang berfungsi untuk mengidentifikasi akar masalah (root causes) dari masalah yang terjadi dalam operasional.

Praktek RCA menyasar kepada identifikasi akar masalah (bukan hanya pada simptom) dan memperbaikinya, sehingga masalah akan tuntas secara menyeluruh dan tidak akan kembali terjadi.
Bagaimana RCA dapat Membantu?
Dengan menanyakan ‘mengapa?’ (why) secara berulang kali, maka anda akan bisa mengupas masalah lapisan demi lapisan untuk menjangkau intinya (dan menemukan root cause-nya). Metode ini disebut 5-Whys atau Why-why Analysis. Penyebab yang melatarbelakangi masalah dapat membawa anda menuju pertanyaan berikutnya, mungkin kurang atau lebih dari 5 pertanyaan, jika diperlukan. Ide utama dari 5-Whys adalah menghindari jebakan asumsi dan logika yang biasanya terjadi dalam problem solving, dan mendorong tim untuk menggali lebih dalam untuk mencapai akar permasalahan sebenarnya.
Mengapa Melakukan RCA?
Dengan mengidentifikasi penyebab masalah secepat mungkin, anda bisa memfokuskan sumber daya di area yang berjalan dengan benar dan memastikan anda menangani penyebab masalah yang sebenarnya, bukan hanya simptom.
Bagaimana Melakukan RCA dengan 5-Whys?
1) Tulislah masalah yang spesifik. Dengan menuliskan masalah, anda akan terbantu dalam pemetaan masalah dan mendapatkan deskripsi yang mendetail. Selain itu, tim bisa fokus kepada masalah yang sama.
2) Lakukan brainstorming untuk mencari tahu bagaimana masalah bisa terjadi, dan tuliskan juga jawabannya.
3) Jika jawaban-jawaban tersebut tidak membantu identifikasi sumber masalah, tanyakan ‘mengapa?’ sekali lagi dan tulislah jawabannya.
4) Kembalilah kepada langkah 3 hingga tim sepakat bahwa mereka telah menemukan akar permasalahan. Proses ini mungkin membutuhkan lima atau lebih pertanyaan ‘mengapa?’.
Mengapa Menggunakan 5-Whys?

• 5-Whys akan membantu anda mengidentifikasi akar masalah.
• 5-Whys membantu anda menemukan hubungan antara akar masalah yang berbeda.
• 5-Whys adalah salah satu metode analisa yang paling sederhana dan mudah, tanpa perlu melakukan analisa statistik.
• Mudah dipelajari dan diaplikasikan.
• 5-Whys dan Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)

5-Whys dapat digunakan secara terpisah ataupun sebagai bagian dari diagram sebab akibat (fishbone / Ishikawa diagram). Diagram ini akan membantu anda mengeksplorasi semua potensi kesalahan ataupun masalah. Ketika anda telah memasukkan semua input dalam diagram sebab akibat, anda bisa menggunakan teknik 5-Whys untuk menggali akar permasalahannya.
Beberapa Tips
Bergerak kepada aksi perbaikan terlalu cepat akan membuat anda menyasar simptomnya saja, tidak menyelesaikan masalah hingga akarnya. Dengan kata lain, inisiatif problem solving terancam gagal dan masalah mungkin akan kembali muncul. Penggunaan teknik RCA seperti 5-Whys dan diagram Fishbone (tulang ikan/sebab akibat) akan menghindarkan anda dari resiko ini.
Jika anda tidak melontarkan pertanyaan yang tepat, maka anda takkan mendapat jawaban yang tepat. Usahakan ketepatan pertanyaan yang diajukan dalam proses 5-Whys.