Lima Cara Sukseskan Inisiatif Lean Six Sigma di Perusahaan

Simak cara sukses untuk membawa kesuksesan dalam menjalankan program Lean Six Sigma.

Sejauh ini, kita telah sering membahas mengenai metodologi dan tools Lean Six Sigma yang mengarah kepada operational excellence dalam organisasi. Perusahaan dan organisasi manapun pasti memiliki visi yang menggambarkan business process exellence dan ingin melakukan continuous improvement. Namun ternyata, setelah semua persiapan dan perencanaan dilakukan dengan matang, banyak diantara organisasi dan perusahaan tersebut gagal memaksimalkan hasil dari usaha improvement yang telah dilakukan.

Para ahli di bidang Lean Six Sigma menemukan bahwa hal itu disebabkan karena dalam menindaklanjuti inisiatif business improvement, kita seringkali melupakan salah satu faktor penting yang dapat menjadi penentu kesuksesan improvement; faktor tersebut tak lain adalah: sumber daya manusia.

Toyota, sebagai pengagas dan penganut Lean manufacturing, sangat menyadari hal ini. Namun mereka juga memahami bahwa kualitas improvement tidak berbanding lurus dengan ‘kualitas’ individu. Bukan berarti mereka tidak mementingkan individu yang berkualitas, namun mereka menghindari ‘kualitas’ yang tidak sejalan dengan budaya mereka sendiri. Karena itulah Toyota lebih memilih untuk merekrut SDM yang masih ‘hijau’ ketimbang mereka yang sudah berkarakter dan berpengalaman, dengan tujuan untuk membentuk dan men-develop SDM tersebut sesuai dengan filosofi dan budaya Toyota.

Dalam tulisan yang dibuat oleh seorang pakar Lean Manufacturing di bidang productivity dan quality improvement, Darren Dolcemascolo, untuk membentuk budaya improvement tersebut, perusahaan-perusahaan sekaliber Toyota memiliki 5 cara yang efektif. Lima cara tersebut yaitu: melakukan pelatihan (training), kebijakan anti-PHK, incentives/metrics, menciptakan team environment, dan empowerment. Mari kita bahas satu persatu:

1. Training

Seluruh karyawan baru wajib dilatih dalam sistem business improvement (misalnya Lean dan Six Sigma) yang dijalankan dalam perusahaan. Karyawan harus mendapatkan training yang sejalan dengan pekerjaannya, dan berlangsung secara berkesinambungan.  Beberapa sesi training ini akan berlangsung selama Kaizen events. Toyota melatih karyawan mereka dalam sistem ini; hal tersebut dapat disebut tahap orientasi karyawan.

2. Kebijakan Anti-PHK

Dalam organisasi yang sukses, khususnya yang mengadopsi metodologi Lean Six Sigma, pekerja tidak akan kehilangan pekerjaan mereka karena kesuksesan business improvement yang telah dijalankan. Ketika pekerja ‘curiga’ bahwa dengan suksesnya improvement tersebut akan menyebabkan mereka kehilangan pekerjaan, mustahil bagi mereka untuk berkontribusi secara maksimal.

Ada sebuah perusahaan manufaktur di AS, dimana Kaizen events dijalankan hampir setiap minggu. Mereka menjalankan program Lean Six Sigma yang sustainable. Kebutuhan tenaga kerja berkurang dalam setiap aktifitas kaizen; namun individu yang posisinya ‘tergantikan’ tidak lantas di-PHK. Mereka ditempatkan di departemen continuous improvement, dimana mereka dapat berkontribusi lebih lanjut dalam proses improvement perusahaan di masa depan. Ketika kebutuhan meningkat, mereka diposisikan kembali pada fungsi asal mereka. Ingatlah bahwa strategi pertumbuhan haruslah menjadi bagian dalam Lean, karena Lean bersifat ‘membebaskan’ sumber daya.

3. Insentif / Matriks

Setiap keberhasilan improvement harus didukung oleh adanya insentif dalam setiap level. Operator lapangan harus mendapatkan insentif untuk mendorongnya membuat sugesti improvement dan mengimplementasikannya.  Manajemen dan supporting staff harus mendapat insentif untuk menciptakan produktifitas dan kualitas improvement melalui kaizen.

Kegagalan yang dialami perusahaan biasanya karena mereka mengukur dan memberikan insentif kepada karyawan dengan hanya berbasis kepada satu standar (seperti misalnya mengirim barang), tapi perusahaan mengharapkan adanya continuous improvement. Hal ini tidak akan berjalan, karena insentif harus sejalan dengan ekspektasi. Jika perusahaan menginginkan continuous improvement, perusahaan harus bersedia memberikan insentif. Bentuk insentif bervariasi, mulai dari penghargaan (recognition) atas kinerja hingga bonus berupa uang.

4. Team Environment

Teamwork adalah hal penting, namun seringkali disalahpahami. Pernyataan berikut ini dikeluarkan oleh seorang eksekutif di Toyota Amerika, mengenai teamwork:

“Rasa hormat terhadap orang lain dan tantangan untuk terus-menerus berbuat lebih__apakah keduanya adalah hal yang kontradiktif? Menghormati orang lain artinya adalah mengormati pemikiran dan kapabilitas mereka. Anda tidak mengharapkan mereka untuk membuang waktu. Anda menghormati kemampuan mereka. Orang Amerika biasanya berpikir bahwa teamwork adalah ‘Saya menyukai Anda dan Anda menyukai Saya’. Saling menghormati sesunggungnya adalah saya mempercayai dan menghormati karena Anda akan melakukan pekerjaan dengan sangat baik dan karenanya akan membawa sukses bagi kita semua sebagai sebuah organisasi. Tidak hanya bahwa kita saling menyukai satu sama lain.“ (The Toyota Way by Jeffrey Liker, page 184)

Di Toyota, setiap level dalam organisasi selalu dihormati; setiap bagian tim memiliki pekerjaan tersendiri yang akan memberikan kontribusi kepada sukses perusahaan. Sebagai tambahan, ide dan pemikiran setiap orang juga dihormati.

Dalam perusahaan yang mengadopsi metode dan tools Lean Six Sigma, sering digunakan metode team-improvement yang digagas oleh Belbin, yaitu Team Role Belbin.

5. Empowerment

Empowerment berarti pemberdayaan. Sebuah organisasi yang menjalankan Lean Six Sigma harus membentuk karyawannya agar mampu membuat improvement. Seringkali, program motivasi dan sugesti gagal karena karyawan ‘dipaksa’ untuk mengimplementasikan ‘pemikiran orang lain’.  Salah satu elemen yang paling sering diabaikan dalam inisiatif Lean Six Sigma adalah empowering employees. Padahal sesungguhnya karyawan memiliki kebutuhan untuk mengeluarkan dan menerapkan ide-ide mereka sendiri.

Bila perusahaan mampu membangun budaya continuous improvement yang dijelaskan diatas, maka operational excellence akan lebih mudah untuk dicapai. Sebagai bonus pendukungnya, tahapan diatas akan membantu suksesnya Kaizen events dalam operasional organisasi.’

Jadi kesimpulannya, karyawan, yang merupakan faktor penting dalam mencapai operational excellence dengan Lean Six Sigma, haruslah:

• Mendapatkan insentif yang sepadan dengan harapan perusahaan akan kinerja mereka.
• Mendapatkan training yang diperlukan.
• Tidak perlu merasa khawatir akan kehilangan pekerjaan.
• Percaya bahwa mereka adalah aset penting bagi perusahaan dalam membawa kesuksesan.
• Percaya bahwa ide-ide mereka dihormati dan diperlukan.

Jika hal-hal tersebut telah terpenuhi, kemunginan sukses karyawan dan sukses perusahaan akan semakin besar.